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Recommandations du BVG et réponses d’Inforoute

Inforoute Santé du Canada (Inforoute) a accueilli favorablement les huit recommandations de la vérificatrice générale du Canada au chapitre quatre de son rapport déposé au Parlement du Canada le 3 novembre 2009.

Inforoute s’est engagée à mettre en application toutes les recommandations émises par la vérificatrice générale en date du 31 mars 2010. Pour son plan d'action, la Société a mis l'accent sur l'adoption de stratégies opportunes, rentables et efficaces, en tenant compte des coûts y afférents.

Définir l'orientation

  1. S'assurer que le Parlement et les Canadiens comprennent bien les objectifs d'Inforoute; en outre, la Société devrait expliquer dans ses rapports publics ce que signifie le fait d'avoir un dossier de santé électronique (DSE) accessible aux professionnels de soins de santé autorisés.

Réponse d’Inforoute :

Nous avons accepté les recommandations et avons fait des efforts supplémentaires dans le cadre de notre programme public de communication qui débutera par la publication de notre Rapport annuel 2009-2010, intitulé Rendre compte aux Canadiens et de notre Plan d'affaires 2010-2011, intitulé Révéler la valeur clinique des systèmes d'information sur la santé.

La mise en œuvre de dossiers de santé électroniques est une tâche complexe, tout comme la communication d’information sur le déroulement du projet. Nous n'avons pas cessé d'améliorer notre façon de faire rapport de l'avancement du projet et continuerons de le faire à l'avenir.

Inforoute fait régulièrement rapport du progrès des diverses administrations publiques dans leurs efforts en vue de rendre les dossiers de santé électroniques accessibles aux Canadiens. Par exemple, nous fournissons aux députés et aux sénateurs des exemplaires de notre Rapport annuel 2009-2010 et de notre Rapport annuel. Nous affichons ce matériel sur notre site Web pour nous assurer de la plus vaste distribution possible aux Canadiens.

Mesures* :

  • Évaluation et analyse de la production de rapports sur la « disponibilité » – terminé
  • Ébauche de formulations améliorées à utiliser dans les rapports et communications destinés au grand public – en cours
  • Essais auprès de groupes de consultation sur des formules révisées et améliorées à utiliser pour définir le concept de la disponibilité – à mener en janvier 2010
  • Utilisation de la nouvelle formulation sur les objectifs de « disponibilité » dans le Rapport annuel 2009-2010, le Plan d’affaires 2010-2011, le site Web d’Inforoute et les autres communications externes – en application d’ici février 2010
  • Conformément à l’Accord de financement fédéral, publication du Plan d’affaires le 30 avril 2010
  • Conformément à l’Accord de financement fédéral, publication du Rapport annuel le 30 juin 2010
  1. Inforoute devrait revoir et renforcer ses contrôles de gestion des contrats relatifs à des biens et à des services, afin réduire les risques de différends contractuels.

Réponse d’Inforoute :

Nous convenons qu’il faut revoir et analyser nos pratiques actuelles pour renforcer nos contrôles de gestion. Les améliorations aux contrôles de gestion relativement à la signature des contrats seront en place à la fin de l'exercice 2009-2010.

Nous ne payerons aucune facture à moins que le contrat ne soit signé en bonne et due forme et que le gestionnaire de projet d'Inforoute ait certifié que le produit ou le service a été livré comme prévu par l'entrepreneur.

Mesures* :

  • Analyse des questions entourant les étapes du processus de signature de contrat telles qu’elles ont été soulevées par le BVG – terminé
  • Examen du déroulement et du contrôle du processus de signature de contrat à la lumière des points soulevés – terminé
  • Communications internes, messages informatifs et séances d’information en personne dans le but de sensibiliser les intervenants aux risques associés au non-respect du processus de signature de contrat – en cours d’élaboration
  • Virage dans les contrôles de gestion qui prévoit des points de vérification effectués par le Service d’approvisionnement pour la supervision de la signature et du renouvellement des contrats, plus tôt dans le processus – en cours
  • Système amélioré de communication et de notification d’acceptation de contrat à l’intention des fournisseurs pour éviter les retards dans le début des travaux – mise en application à la mi-novembre 2009
  • Émission d’avertissement de l’approche de la fin d’un contrat ou de la date de renouvellement, 90 jours à l’avance – en application
  • Examen et évaluation d’outils supplémentaires améliorés pour la gestion des documents d’approvisionnement, en cours – analyse et mise en application d’ici le 31 mars 2010

État :

Toutes les mesures ont été prises pour revoir et renforcer les contrôles de gestion des contrats pour les biens et services dans le but de minimiser les risques de différends contractuels.

  1. Inforoute devrait revoir sa politique en matière de contrats relativement aux modifications apportées aux contrats et à la prolongation des contrats, afin de garantir l'équité, la transparence et la divulgation au conseil d'administration.

Réponse d’Inforoute :

Nous avons accepté de revoir la politique en matière de contrats relativement aux modifications apportées aux contrats et à la prolongation des contrats et de présenter les modifications proposées au conseil d'administration afin de les faire approuver avant le quatrième trimestre de l'exercice 2009-2010.

La politique d'Inforoute en matière de contrats, approuvée par le conseil d'administration, vise à répondre aux conditions concurrentielles du marché ainsi qu'à l'unique et rare ensemble de compétences requis pour la réalisation du mandat de la Société. La politique actuelle tient compte du nécessaire équilibre entre l'esprit de concurrence observé dans le marché, les exigences administratives de la Société et une attitude respectueuse dans la gestion des fonds publics. Nous respectons la politique actuelle relative aux modifications apportées aux contrats et à la prolongation des contrats et nous convenons de présenter ces modifications et prolongations au conseil d'administration.

Mesures* :

  • Analyse de la politique sur l’octroi de contrats à la lumière des observations et recommandations – terminé
  • Politique révisée, élaborée selon les recommandations et approuvée par le conseil d’administration d’Inforoute le 23 septembre 2009
  • Tenue de séances d'information à l'intention du personnel d'Inforoute et politique en vigueur depuis le 7 octobre 2009

État :

Toutes les mesures ont été prises afin de revoir la politique d'Inforoute en matière de contrats, sur le plan des modifications qui y sont apportées et de leur prolongation, dans le but de garantir l’équité, la transparence et la divulgation au conseil d'administration.

Financement des projets de dossier de santé électronique

  1. Afin de garantir la responsabilisation et la transparence, Inforoute devrait mieux documenter ses analyses des livrables de projets, afin de justifier sa décision de dégager les fonds.

Réponse d’Inforoute :

Nous avons convenu qu’il pouvait y avoir amélioration en ce qui concerne la documentation des livrables, et la Société s'est engagée à corriger la situation immédiatement. Nous nous sommes appuyés sur le processus de documentation et la méthodologie d'approbation bien définis d'Inforoute pour l'approbation des livrables, notamment un processus de vérification des réclamations par des tiers, qui sert à évaluer la pertinence et l'efficacité des politiques, des contrôles et des systèmes en place pour la gestion des projets financés par Inforoute.

Mesures* :

  • Analyse de la documentation actuelle et du processus d’approbation des livrables – terminé
  • Mise à niveau du logiciel actuel de gestion des documents de la Société pour répondre aux besoins du nouveau processus – en cours
  • Mise à l’essai de la documentation du nouveau processus dans une province ou région sélectionnée – en décembre 2009
  • Formation du personnel sur le nouveau processus et les nouvelles exigences, en parallèle avec le projet pilote – à terminer d'ici janvier 2010

Mise en application complète du nouveau processus en février 2010

État :

Toutes les mesures ont été prises pour garantir la responsabilisation et la transparence au moyen d'analyses des livrables de projets mieux documentées.

  1. Afin que les normes soient correctement respectées dans les cinq systèmes essentiels d'un dossier de santé électronique, Inforoute devra obtenir des provinces et des territoires les résultats des tests de conformité aux normes des systèmes qu'elle finance et devra obtenir l'assurance que les problèmes de non-respect des normes, le cas échéant, seront résolus.

Réponse d’Inforoute :

Pour ce qui est de l'approbation de nouveaux investissements, avec la collaboration des administrations publiques, nous avons convenu d'obtenir de la part des provinces et territoires les résultats des tests de conformité des cinq principaux systèmes de dossiers de santé électroniques que nous financerons et d'obtenir l'assurance que les problèmes de non-respect, le cas échéant, seront résolus.

Nous reconnaissons qu'il y aura des variantes dans les exigences des systèmes et, en conséquence, dans les exigences relatives aux normes au sein des diverses administrations publiques. Les administrations ont le mandat et l’autorité de garantir la conformité et de procéder à des tests d’acceptation de leurs exigences particulières par les utilisateurs. Ce sont les administrations qui connaissent le mieux ces exigences et qui sont le mieux placées pour veiller à ce qu’elles soient respectées. Certaines disparités s’appliquent dans le contexte d’une modalité et ne requièrent aucune mesure particulière. D’autres sont attribuables à des versions de maintenance différentes relatives à une norme utilisée par diverses administrations en fonction surtout de leur calendrier de mise en œuvre. Malgré les variantes dans la conformité avec les normes, l’utilisation d’une norme dans une administration publique garantira l’interopérabilité dans cette administration.

L’interopérabilité pancanadienne est toujours possible, et les différences dans les normes peuvent être atténuées. Il faut

  • s’assurer que la même norme est utilisée pour l’interopérabilité inter-administrations ou
  • procéder à un mappage pour tenir compte des différences dans l’application des normes. Nous croyons que cela est non seulement faisable, mais également pratique et rentable.

Mesures* :

  • Examen et évaluation de la recommandation – terminé
  • Critères d’assurance de conformité là où des normes sont requises pour que le projet soit financé – en cours d’élaboration
  • Actualisation des ententes contractuelles et juridiques pour y intégrer la documentation sur la conformité avec les normes requises – en cours
  • Établissement d’une grille de financement par étapes pour le versement des fonds en fonction de la confirmation du respect des normes ou de la résolution des problèmes de non-respect des normes – en cours
  • Mise en application de la recommandation au fur et à mesure, en commençant par l’approbation du premier projet sur le DSE principal

Publication de résultats

  1. Pour que le Parlement et les Canadiens aient suffisamment d'information sur les progrès accomplis, Inforoute devrait faire savoir dans quelle mesure les professionnels de soins de santé ont adopté les systèmes de dossiers de santé électroniques et dans quelle mesure ils respectent les normes.

Réponse d’Inforoute :

Nous avons accepté la recommandation, reconnaissant toutefois que la mise en œuvre et la disponibilité de la solution doivent être réalisées avant que les prestateurs de soins de santé puissent les adopter. La mise en œuvre complète de ces importantes initiatives prend souvent de 24 à 36 mois.

Inforoute, conjointement avec les administrations publiques, s'efforce d'évaluer dans quelle mesure les systèmes de DSE ont été adoptés par les prestateurs de soins de santé. En outre, Inforoute s'est engagée à travailler avec les provinces et les territoires à l’élaboration d’un rapport sur le respect des normes.

Mesures pour l’établissement de rapports sur l’adoption

  • La définition actuelle de l'adoption suggère que les systèmes utilisables sont mis en œuvre et que les jalons pour le versement des fonds ont été définis en fonction des critères d'adoption des projets.
  • Les systèmes de suivi des paiements par rapport à l’adoption sont en place.
  • L’analyse des meilleurs moyens de rendre compte au grand public des cibles d’investissement dans l’adoption de projets est en cours.
  • Le premier rapport sur les principales cibles d’investissement à l'égard de l’adoption sera intégré au Rapport annuel 2009-2010 et rehaussé dans le Rapport annuel 2010-2011.

Mesures pour l’établissement de rapports sur la conformité avec les normes

  • Cadre et catégories pour l’établissement de rapports sur la conformité aux normes – terminé
  • Collecte de données et d’information pour documenter le cadre – en cours
  • Processus de suivi et de mise à jour du cadre – en cours d’élaboration
  • Premier rapport à intégrer au Rapport annuel 2009-2010 et mis à jour annuellement par la suite
  1. Pour que le Parlement et les Canadiens aient suffisamment d'information sur les progrès accomplis, Inforoute devrait faire rapport sur les résultats réalisés comparativement aux résultats attendus et expliquer les différences.

Réponse d’Inforoute :

Nous avons convenu de faire rapport sur les écarts entre les résultats attendus et les réalisations relativement aux objectifs du dossier de santé électronique dans nos rapports publics en commençant avec le Rapport annuel 2009-2010.

Pour ce faire, nous nous sommes appuyés sur les rapports actuels de l'entreprise concernant les résultats attendus et le rendement réel figurant dans notre rapport annuel (au chapitre intitulé « Produire des résultats : le rendement par rapport aux objectifs »). Nous fournissons aux députés et aux sénateurs des exemplaires de notre rapport annuel et de notre plan d’affaires. L’an dernier, nous avons entrepris une initiative (qui se répétera chaque année) visant à fournir aux députés et aux sénateurs les fiches d’information des diverses administrations publiques expliquant les progrès du DSE dans leurs régions respectives.

Mesures* :

  • À partir des rapports produits pour le Rapport annuel, la Société a commencé l'établissement de rapports sur les écarts entre les résultats escomptés et les réalisations associées au progrès et à la variation dans la ligne de mire du DSE, en commençant par son Rapport annuel 2009-2010.
  1. Pour que le Parlement et les Canadiens aient suffisamment d'information sur les progrès accomplis, Inforoute devrait faire rapport de ses résultats atteints relativement à ses objectifs de rendement pour chacun des principaux systèmes du dossier de santé électronique.

Réponse d’Inforoute :

Nous avons accepté cette recommandation. La Société travaille avec les administrations publiques tant à la disponibilité des données qu'à leur qualité pour que les rapports qui s'ensuivront soient exacts. Nous misons sur la façon dont la Société fait actuellement rapport sur la valeur, les avantages et le progrès que représentent les systèmes de dossiers de santé électroniques pour les Canadiens; elle le fait par des efforts soutenus en matière de relations proactives avec les médias, par la production de documents institutionnels, par Internet et par des centaines de présentations et de conférences publiques.

Mesures* :

  • Inforoute a défini ses cibles de programmes d’investissement dans son Plan d’affaires approuvé par son conseil d’administration et à partir de ces cibles établira la ligne de base pour ses futurs rapports.
  • L’élaboration d’un cadre d’établissement de rapports est terminée.
  • Une évaluation de la disponibilité et de la qualité des données est en cours.
  • L’examen des échéanciers d’établissement de rapports et de la confirmation des mises à jour de données auprès des administrations publiques et autres fournisseurs de données est en cours.
  • Les processus et systèmes pour faciliter le suivi et la mise à jour des rapports sont en cours d’élaboration.
  • Les premiers rapports sur les données disponibles débuteront par le Rapport annuel 2009-2010 et seront rehaussés et mis à jour dans le Rapport annuel 2010-2011.

* au 14 décembre 2009

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par Inforoute,

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